אין דבר כזה להתכונן יותר מידי! במיוחד שכזה נוגע לישיבות אסטרטגיה
אם אתם רגע לפני ישיבה קריטית בארגון או מפגש מכריע שישפיע על החלטה שאתם רוצים להוביל, בין אם זה לאשר את תוכנית הלמידה הארגונית או לשכנע את המנהלים בארגון להשקיע במערכת חדשה לפיתוח עובדים, וכבר אספת את כל הגורמים שיעזרו לכם להניע את התהליך זה יהיה ממש מאכזב אם זה ״ייפול״ על כך שלא התכוננתם מספיק טוב לא?!
הפעם אני רוצה לדבר על החשיבות של תחקיר כחלק מתהליכי למידה, הפקת לקחים ושיפור.
אני רוצה לפתוח בסיפור, בתקופה האחרונה יצא לי לעבוד עם כמה חבר׳ה ששירתו בחיל האוויר ואני חייב להגיד שכמה שידעתי על כך שהכנה ותחקיר הם כלי חשוב בלמידה והתפתחות קיבלתי שיעור נוסף על כך שאין שדבר כזה ״לתרחש״ יותר מידי.
בעצם היינו צריכים ללוות הנהלה של ארגון גדול בביצוע תחקיר על התפקוד שלהם בתקופה מסוימת.
אמנם ביצענו לפחות 2 סשנים של dry run וחשבנו שכיסינו כל מקרה אבל הנה כשהגענו לחדר הישיבות נתקלנו במקרה שלא חשבנו עליו אמנם מדובר היה בעניין טכני אבל הוא השפיע מאוד על היכולת של חברי ההנהלה לבצע את התהליך. אני אחסוך לכם את המתח ה- buffer שלקחנו בזמנים אפשר לנו לבדוק כל סיטואציה אפשרית וגם ברגעים שאמרנו לעצמנו ״אין סיבה שזה לא יעבוד״ הכרחנו את עצמנו לבדוק גם את התרחיש הכי ״בנאלי״. בסוף עם קצת תושיה, יכולת אלתור, פתרונות שתרגלו כמה ימים לפני וכמה ניסניות פתרנו את הביעיה וצוות ההנהלה הצליח לקיים תחקיר מוצלח.
אז מה למדתי מזה? 🤔
- אין סוף אימונים 🏋️♀️
הטייסים של חיל האוויר לימדו אותי (בפעם המאה) כמה חשוב לתרחש את כל המצבים או המקרים, כדי שברגע שתגיע למחרב הביצוע בזמן אמת, תוכלו להיות מוכנים ותדעו כיצד לפעול. דרכי פעולה אפשריות – כי צה״ל טבוע בכל אחד ואחד מאיתנו, בכל זאת אם יש גוף שיודע למידה מהי זהו צה״ל. - **חשיבותו של התחקיר 🧐
**אם כבר קיימנו ישיבה בפרויקט שלנו והשגנו או לא השגנו את המטרה חשוב שנתחקר את מה שקרה ונבין מה הדברים שעשינו טוב יותר או פחות, מה הגורמים שהובילו אותנו לפעול כמו שפעלנו (גורמים רגשיים, טכניים או קוגניטיביים) ולכתוב לעצמנו (כן ממש לכתוב) כיצד נפעל בפעם הבא (מה שמחזיר אותנו לנקודה הקודמת – אחרי שהבנת תתרחשו את זה לקראת הפגישה הבאה). נקודה חשובה לגבי תחקירים, זה לא יעבוד לכם ממקום שיפוטי מדוברת בביקורת שתפקידה לעזור לכם לצמוח (מה שהיה היה אמר אריק איינשטיין).
חשוב לי לתת דיסקליימר קטן, אני מבין שאי אפשר לתרחש את עצמנו למוות בכל אירוע אבל מה שבטוח זה שבמקרים בהם אתם נמצאים בפני צמתים קריטיים בפרויקט, בעבודה או בחיים האישיים, אין דבר כזה להתכונן יותר מידי ושם שווה להשקיע את כל הקשב שלכם.
כל מה שאתם צריכים לשאול את עצמכם זה ״מהו מחיר הטעות?״ אם הוא כזה שישפיע על העתיד שלכם תקדישו לו את כל הזמן שצריך! אתם לא תצטערו על זה 😜.
איך מבצעים תחקיר פנים ארגוני? 🕵️♀️
כדי לבצע תחקיר פנים ארגוני בצורה אפקטיבית, חשוב להתמקד במספר נקודות מפתח שיכולות לסייע בהפקת לקחים, זיהוי הזדמנויות לשיפור ותכנון פעולות המשך. הנה כמה נקודות מפתח לתחקיר פנים ארגוני.
- הגדרת מטרות התחקיר
a. מהי המטרה המרכזית של התחקיר? האם מדובר בניתוח כישלון, הצלחה, או תהליך שגרתי?
b. מה רוצים להשיג מהתחקיר (לקחים לתכנון עתידי, שיפור תהליכים וכו’)? - זיהוי האירוע או המצב
a. מהו האירוע או הפעולה שאותה בוחנים בתחקיר?
b. מה היה ההקשר העסקי? אילו תנאים חיצוניים ופנימיים השפיעו על המצב? - איסוף נתונים ואינפורמציה
a. לאסוף נתונים איכותיים וכמותיים על האירוע (מדדים, דוחות, עדויות ממעורבים).
b. האם קיימים פערים בנתונים? כיצד אפשר להשלים את המידע החסר? - ניתוח הפעולות וההחלטות
a. מה היו ההחלטות המרכזיות שנתקבלו במהלך האירוע?
b. האם ההחלטות התקבלו בזמן הנכון ועל בסיס נתונים נכונים? - זיהוי נקודות הצלחה וכישלון
a. מה עבד טוב? כיצד ניתן לשמר ולשכפל הצלחות?
b. מה לא עבד? מה היו הסיבות המרכזיות לכישלון או לטעויות?
c. האם היו סימנים מקדימים שניתן היה לזהות מוקדם יותר? - מעורבות אנשים בתהליך
a. מי היו המעורבים העיקריים באירוע?
b. כיצד התבצע שיתוף הפעולה בין הצוותים והיחידות השונות?
c. האם היו בעיות תקשורת או סנכרון בין המעורבים? - זיהוי הזדמנויות לשיפור
a. אילו תהליכים ניתן לשפר בפעם הבאה? האם נדרשת הכשרה נוספת לצוותים?
b. האם ישנם כלים או טכנולוגיות שיכולים לסייע בשיפור התהליך? - גיבוש מסקנות והמלצות
a. אילו לקחים הופקו מתוך הניתוח?
b. כיצד ניתן ליישם את הלקחים הללו בהמשך העבודה בארגון? - תכנון פעולות המשך
a. מה הם הצעדים המעשיים לשיפור? מי אחראי על יישום השינויים?
b. מהו לוח הזמנים ליישום ההמלצות? כיצד נמדוד את ההצלחה של השינויים? - בדיקה ומעקב
a. תכנון בדיקות מעקב אחר יישום הלקחים.
b. כיצד לוודא שהארגון לומד ומשתפר כתוצאה מהתחקיר?
דגשים נוספים:
- שיתוף הפעולה: לשתף כמה שיותר גורמים רלוונטיים על מנת לקבל תמונה מלאה.
- פתיחות ושקיפות: עידוד שיתוף מידע פתוח מהצוותים.
- סביבה לא מאשימה: חשוב לבצע את התחקיר באווירה חיובית שלא יוצרת תחושת אשמה.
נקודות אלו יסייעו לך בביצוע תחקיר מקיף שמוביל לשיפור תהליכים בארגון.
עוד דרך לחזק תחקיר היא לחבר אותו לתהליכי למידה מתמשכים: להפוך מסקנות לפעולות, לקשר אותן ל-שיחות משוב והערכה, ולבדוק אחרי תקופה האם ההתנהגות באמת השתנתה. אחרת התחקיר נשאר מסמך יפה ולא מנוע שיפור.